Resolución 0312 de 2019

La nueva Resolución 0312 de 2019 deroga a la Resolución 1111 de 2017 dentro de la normatividad en seguridad y salud en el trabajo, estableciendo de esta manera los nuevos estándares mínimos para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y la implementación del SGSST de una empresa.

El pasado 19 de Febrero la Ministra del Trabajo en compañía del presidente de la República y representantes de gremios económicos, realizaron el lanzamiento oficial de la resolución 0312 de 2019, la cual reglamenta los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para pequeñas y medianas empresas.

En palabras del Presidente:

Y en verdad resultaba complejo, incluso inviable para una pequeña o mediana empresa el implementar toda la implementación del SGSST acorde a lo definido en la resolución 1111 de 2017 de salud ocupacional en Colombia, pues dicha norma contenía una serie de estándares (aproximadamente 60), cada uno de los cuales incluía un buen número de requisitos para la implementación del SGSST de una empresa.

Los estándares mínimos de implementación del SGSST para las empresas más pequeñas fueron definidos después de constatar la inviabilidad de aplicar completamente la resolución 1111 de 2017 de salud ocupacional en Colombia.

Dado que dicha norma definía más de 100 requisitos (cada estándar contenía en algunas ocasiones más de 3 requisitos) para la implementación del SGSST, muchos de los cuales realmente eran innecesarios para una eficaz gestión preventiva, se hizo necesario la creación de la Resolución 0312 de 2019.

La nueva Resolución 0312 de 2019 de salud ocupacional en Colombia, sancionada el mes de febrero por el presidente Iván Duque se enmarca dentro de un conjunto de iniciativas gubernamentales orientadas a simplificar y racionalizar la normatividad que deben cumplir las empresas para poder funcionar.

El fin último de la implementación del SGSST y de los 7 estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019, es permitir que el gran porcentaje de las empresas que conforman el músculo económico del país, y que está constituido por las medianas y pequeñas empresas (MIPYME), estén preparadas convenientemente para enfrentar las grandes ligas a nivel internacional, siendo confiables en lo que a bienestar, seguridad y salud en el trabajo se refiere.

En otras palabras, es estar a la altura de las grandes empresas que solicitan muchos de nuestros productos.

Si estás pensando en exportar, emprender a nivel internacional, piensa primero en alinearse con los estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019 y la implementación del SGSST, evítate dolores de cabeza antes que estos surjan.

Solo el hábito de manejar sus variables en el día a día, es decir el aplicar cada uno de los ítems solicitados hará que se refleje una cultura por sí sola, en el tiempo, de prevención antes que reacción, aportando confianza a la relación comercial.

Por ejemplo en el correspondiente a la auditoría anual, el estándar solicitaba realizar la auditoría SGSST con apoyo del Copasst y su modo de verificar el cumplimiento incluía contar con un programa de auditoría con alcance, periodicidad, metodología, presentación de informes y verificación de cumplimiento por parte del Copasst, lo cual evidenciaba que cada estándar, para lograr su cumplimiento requería por lo menos de la ejecución de dos, tres o más requisitos concretos.

Tomando como ejemplo los estándares mencionados y considerando el total de estándares que contenía la resolución 0312 de 2019, podría decirse que en verdad se superan más de 100 requisitos para la implementación del SGSST, los cuales en las empresas más pequeñas o en el sector agrario difícilmente se podían cumplir debido a la dinámica propia de su actividad.

• ¿Una empresa de 5 trabajadores cuenta con la disciplina o el conocimiento necesario, por ejemplo para evaluar cada capacitación?
• ¿El vigía en una empresa de un municipio remoto, está capacitado para participar en la programación de una auditoría?
• ¿Quién evaluará cada capacitación que recibe el vigía?
• Si la empresa se encuentra localizada en un municipio apartado, en el cual no se cuenta con especialistas en la materia, ¿podemos garantizar que el vigía o el comité de convivencia laboral reciban todas las capacitaciones que solicita la norma?
• Si una empresa, dentro de un amplio abanico de opciones no ha podido definir los controles para los riesgos prioritarios, ¿cómo puede conocer el COPASST, en el momento de realizar las auto evaluaciones,  la existencia de controles a fin de cumplir el estándar de política de seguridad y salud en el trabajo?

El primer estándar definido por la resolución 0312 de 2019 corresponde al diseñador del sistema de gestión (técnico, tecnólogo, universitario, especialista), lo cual implica demostrar la asignación del diseñador mediante una carta o un acta, además de sus certificaciones profesionales.

Esta figura perfectamente puede ser ejercida por un asesor externo; no es necesario que se contrate una persona, pero sí debe estar seguro el empresario que cuenta con el soporte técnico sólido para suplir todos los requerimientos que exija el proceso en lo que a seguridad y salud en el trabajo se requiere.

El segundo estándar que solicita la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST de una empresa, corresponde al soporte de pago al sistema de seguridad social integral (salud, pensiones y riesgos laborales).

Esto indica que la confianza que puedan tener los clientes cuando contratan una empresa va desde la calidad del producto, oportunidad de entrega, y hasta del bienestar propio de todo el personal que ha intervenido en la cadena de producción y/o servicio comercializado, generando un verdadero lazo de confianza en quien contrata, o compra.

El tercer estándar definido por la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST de una empresa, es el programa de capacitación, para lo cual se deberá tener, como mínimo el cronograma y un formato de registro de firmas.

A pesar de que la resolución 0312 de salud ocupacional en Colombia no lo establece, una empresa de manera voluntaria puede crear un documento que permita evaluar cada capacitación.

Se esperaría que el contenido del programa o plan de capacitación como se suele denominar, supla la expectativa de orientar lo referente al riesgo prioritario que se ha presentado en la empresa, a fin de estimar los controles administrativos a que haya lugar desde el desarrollo de las competencias blandas del factor humano en la empresa y buscando que dichas competencias puedan ser la huella que se refleja en el comportamiento seguro de todo el personal durante el desarrollo de su actividad.

El cuarto estándar definido por la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST de una empresa, es el plan de trabajo anual, el cual, tal como lo define el decreto 1072 de 2015, debe estar firmado por el representante legal.

Es importante anotar que el plan de trabajo debe contemplar un avance cada que se inicia un nuevo período, esto es, año a año.

No se puede estar iniciando cada vez como si fuera la primera vez, sino por el contrario para cada período los objetivos deben evolucionar para evidenciar la madurez del Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el Trabajo.

Incluye por supuesto la innovación y aplicación de nuevas estrategias y tecnologías que aporten en la prevención de los eventos adversos, bien sea, accidentes o enfermedades laborales.

El quinto estándar definido por la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST de una empresa, corresponde a las evaluaciones médicas ocupacionales, las cuales, según lo definido en la normatividad vigente, deben responder a un “perfil del cargo” el cual incluye además de sus funciones, los requerimientos propios de la persona en cuanto competencias blandas, e intelectuales.

Este documento lo evalúa el médico en conjunto con la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos para emitir el profesiograma, que constituye la guía para que en el centro médico se orienten acerca de las pruebas físicas y de laboratorio que deben aplicarse al aspirante o al trabajador según aplique si es examen médico ocupacional periódico.

La resolución 0312 de 2019 de salud ocupacional en Colombia no lo define, pero es importante entregar una carta con las recomendaciones médicas que emite el médico evaluador para el seguimiento por parte de la empresa al trabajador que debe estar monitoreado médicamente.

El sexto estándar menciona la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (IPEVR).

Lo correcto para cumplir este estándar solicitado por la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST de una empresa, es contar con un procedimiento documentado que defina los responsables, la metodología, los criterios de evaluación y valoración, etc, lo cual facilita que cualquier persona con los conocimientos necesarios pueda realizar las actualizaciones convenientes cada vez que surja un cambio en los procesos, instalaciones, un accidente grave o mortal, enfermedad laboral entre otros.

En otras palabras, la matriz de identificación de peligros es un termómetro que permite priorizar los riesgos más críticos que tenemos en la empresa y plantear las acciones que permitirán reducir la exposición del personal.

Es un documento totalmente dinámico. No se puede dejar archivado sin consultarlo.

El séptimo estándar es quizá el más importante de todos los definidos por la resolución 0312 de 2019 de salud ocupacional en Colombia para empresas pequeñas: la aplicación de medidas de prevención y control frente a todos los peligros y riesgos identificados.

Este estándar de la resolución 0312 de 2019 realmente queda abierto para las necesidades preventivas de cualquier empresa pequeña, pues si la organización tiene riesgo de alturas, debe crear el programa de prevención contra caídas, los formatos de permisos de trabajo, de análisis de riesgos, etc.

En el caso de empresas con riesgo mecánico, deberán documentar el programa de riesgo mecánico, el programa de bloqueo y etiquetado; si la empresa cuenta con riesgo biomecánico debe realizar la evaluación de riesgos con apoyo del fisioterapeuta o el ergónomo, si la empresa maneja químicos deberá cumplir con la normatividad de riesgo químico, etiquetar mediante sistema globalmente armonizado, realizar las evaluaciones de higiene ocupacional, entre otras muchas actividades.

Escuchando las quejas y propuestas de los pequeños empresarios, el Ministerio del Trabajo consideró necesario flexibilizar el número y contenido de estándares a fin de hacerlos más fáciles de cumplir y verificar, y de esta manera, a medida que vaya creciendo la empresa y cuente con mayor infraestructura, capital, departamentos y personal especializado, deberán aplicar un mayor número de estándares (aumentando gradualmente a 21 estándares o componentes del SG SST si pasan a contratar de 11 a 50 personas clasificadas según el decreto 1607 de 2012 en clase de riesgo I-III o III, hasta finalmente cumplir el total de 62 estándares si la empresa llega a contratar más de 50 trabajadores o está clasificada como riesgo IV o V).

Recuerda que estos estándares son “mínimos” para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto quiere decir que una empresa pequeña puede adoptar de manera voluntaria los estándares que considere necesarios acorde a su actividad (por ejemplo puede adoptar procedimientos para seleccionar, evaluar y reevaluar a sus contratistas o proveedores, definir criterios de seguridad y salud en el trabajo en la adquisición de bienes o servicios, establecer métodos para evaluar y controlar los cambios físicos simples, cambios físicos complejos, etc.

De esta manera la Resolución 0312 de 2019 significa un avance para la aplicación gradual de la seguridad y salud ocupacional al interior de las empresas pequeñas, de aquellas que recién inician, las que cuentan con recursos limitados, y a medida que lo requieran, deberán aplicar estándares más complejos o avanzados, acorde a las mejores prácticas mundiales en la materia.

Muchos empresarios y prevencionistas creen, de manera errónea, que su única obligación frente a la gestión de los riesgos laborales se limita a cumplir los siete estándares de la Resolución 0312 de 2019 de salud ocupacional en Colombia.

Pero la misma Resolución 0312 de 2019, en su artículo 23 menciona que el cumplimiento de los estándares, no exime del cumplimiento de otras normas de riesgos laborales, por lo cual la empresa está obligada a contar con el vigía de seguridad y salud en el trabajo, con el comité de convivencia laboral, tener un plan de emergencias si así lo exige bomberos en su respectivo municipio, contar con la política de seguridad y salud en el trabajo como lo define la circular unificada de 2004, ofrecer la inducción (y tener el respectivo material de apoyo), tal como está contemplado en el decreto ley 1295 de 1994 y la resolución 2646 de 2008, entre muchas otras normas.

Lo anterior evidencia que quizá sea necesario realizar la identificación de todas las normas aplicables por fuera de los 7 estándares definidos en la resolución 0312 de 2019 para la implementación del SGSST, documentar dicha identificación, y contratar los profesionales más calificados, experimentados y competentes para cumplir esta normatividad, a fin de demostrar cumplimiento ante el gobierno, los clientes, los trabajadores y en general todas las personas que se benefician de una adecuada implementación de un sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo y una razonable aplicación de la resolución 0312 de 2019.

Por todo lo anterior y por mucho más, la empresa debe hacer su deber en demostrar que ha cumplido con los estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019, a partir del análisis de indicadores de gestión que no son sino el reflejo de la ejecución y desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.